Tratamiento de datos personales

Introducción

SOLUTIONS XBRL SAS, identificada con NIT 901.116.096-4, cuyo domicilio principal se encuentra en la ciudad de Bogotá D.C., con ocasión de la expedición de la Ley 1581 de 2012, que reglamenta el Derecho Constitucional de Habeas Data, el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas”, informa a todos los interesados sus Políticas de Tratamiento de Información de Datos Personales.

Lo anterior se desarrolla en atención a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de las demás normas concordantes, tales como las leyes sobre violación de datos personales y secreto empresarial, entre otras.

Asimismo, se informa que SOLUTIONS XBRL SAS es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos sensibles de los titulares, tales como Usuarios, Proveedores y Colaboradores, datos sobre los cuales decide de manera directa y autónoma.

Responsable del tratamiento

Razón social: SOLUTIONS XBRL S.A.S.
NIT: 901.116.096-4
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: info@solutionsxbrl.com
Teléfono: +57 315 339 7994
Sitio web: www.solutionsxbrl.com

Glosario

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PERSONAL SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos como huellas dactilares, fotografías y videos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRANSFERENCIA: Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Política y finalidad de tratamiento de datos personales

SOLUTIONS XBRL SAS cuenta con la infraestructura y organización, plataforma tecnológica y física necesarias para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información y datos personales y datos sensibles, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en el desarrollo del objeto social de SOLUTIONS XBRL SAS.

Para tal fin y tratamiento de datos personales de los diferentes titulares, SOLUTIONS XBRL SAS ha establecido las siguientes políticas:

SOLUTIONS XBRL SAS cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando su confidencialidad salvo en los casos exceptuados por la Ley, y evitando el acceso de terceros no autorizados a la información.
La información solicitada por SOLUTIONS XBRL SAS a sus titulares será la necesaria para dar cumplimiento a su objeto social. Los datos sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información, y su tratamiento solamente podrá realizarse cuando medie Autorización de su titular, salvo los casos previstos por la Ley.
SOLUTIONS XBRL SAS velará por el estricto cumplimiento de los derechos fundamentales de los menores, y el tratamiento de sus datos requerirá Autorización previa de sus representantes; en ningún caso SOLUTIONS XBRL SAS desatenderá el interés superior del menor.

Las finalidades del tratamiento de información de sus diferentes titulares serán las siguientes:

Identificación de Usuarios, Proveedores, Prestadores y Colaboradores.
Atender las solicitudes de información, propuestas y demostraciones recibidas a través del formulario de contacto del sitio web, el correo electrónico u otros canales.
Prestar los servicios contratados, incluidos el soporte técnico, el acompañamiento y la capacitación.
Gestionar el registro de usuarios, el acceso y las licencias de las herramientas que ofrece SOLUTIONS XBRL SAS.
Dar a conocer los diferentes servicios y productos ofrecidos por la empresa, hacer publicidad de ellos y, en general, mantener contacto con los Usuarios, Proveedores y Colaboradores mediante cualquier medio de comunicación (escrito y/o electrónico), con el fin de adelantar cualquier trámite necesario para el desarrollo del objeto social de SOLUTIONS XBRL SAS.
Proteger la seguridad del sitio web y de los servicios en línea, y prevenir usos indebidos.
Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social de SOLUTIONS XBRL SAS, atendiendo a su naturaleza.

Cualquier persona que intervenga en el Tratamiento de datos personales y datos sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en SOLUTIONS XBRL SAS, tiene la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta empresa.

Cómo se recogen los datos

SOLUTIONS XBRL SAS recoge datos personales a través de:

El formulario de contacto de su sitio web (www.solutionsxbrl.com), que solicita nombre, entidad o empresa, correo electrónico, teléfono (opcional), perfil, necesidad y mensaje, previa Autorización del Titular.
El correo electrónico.
Las herramientas y servicios en línea que ofrece a sus clientes, como el registro de usuarios y licencias.
Los contratos, propuestas y comunicaciones propias de su actividad.

Al usar el sitio web y los servicios en línea se registran además datos técnicos, como la dirección IP, el país de conexión y el tipo de navegador, que se usan únicamente para la seguridad del servicio y la prevención de usos indebidos.

Encargados y transmisión internacional de datos

Para operar su sitio web y sus servicios en línea, SOLUTIONS XBRL SAS se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento, como Cloudflare, Inc. (alojamiento del sitio web, formulario de contacto y bases de datos) y los proveedores de servicios de correo electrónico. Estos proveedores pueden almacenar o procesar los datos en servidores ubicados fuera de Colombia.

En estos casos, SOLUTIONS XBRL SAS transmite los datos con el fin exclusivo de cumplir las finalidades de esta Política, exige a los Encargados medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas, y vela porque el Tratamiento se realice conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Al otorgar la Autorización, el Titular acepta que sus datos puedan ser objeto de esta transmisión.

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales y datos sensibles tendrá los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por SOLUTIONS XBRL SAS en su calidad de Responsable del tratamiento de esta información:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOLUTIONS XBRL SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOLUTIONS XBRL SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por SOLUTIONS XBRL SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo. Si SOLUTIONS XBRL SAS no atiende la solicitud, el Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de SOLUTIONS XBRL en el tratamiento de la información

SOLUTIONS XBRL SAS, en su calidad de responsable en el tratamiento de los datos personales y datos sensibles, tendrá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario, y rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento para reclamos y peticiones

Los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar y consultar sus datos personales y datos sensibles que SOLUTIONS XBRL SAS posea en sus bases de datos y archivos.

SOLUTIONS XBRL SAS, como responsable del desarrollo y trámite para el ejercicio de los derechos de los titulares, atenderá y gestionará cualquier solicitud a través del correo electrónico info@solutionsxbrl.com.

Los colaboradores y trabajadores de SOLUTIONS XBRL SAS podrán gestionar sus peticiones y reclamos relacionados con los datos personales y datos sensibles por medio del correo electrónico info@solutionsxbrl.com.

Contenido de la petición o reclamo

La solicitud de petición o reclamo del titular sobre datos personales y datos sensibles deberá contener la siguiente información:

Identificación del Titular (nombres y apellidos, número de identificación).
Datos de localización del titular (dirección y teléfono).
Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, y documentos y/o pruebas que lo soportan.
Firma del titular o su representante (si actúa por medio de representante, anexar poder o autorización especial).

Procedimiento para consulta

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de SOLUTIONS XBRL SAS, quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de inconformidad con la respuesta brindada por SOLUTIONS XBRL SAS, el titular o su representante podrá solicitar nuevamente, mediante nueva solicitud de consulta, señalando los motivos de inconformidad.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante SOLUTIONS XBRL SAS.

Procedimiento para reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante SOLUTIONS XBRL SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SOLUTIONS XBRL SAS, atendiendo los requisitos mínimos establecidos en el presente escrito. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que SOLUTIONS XBRL SAS no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, siempre que este sea identificable, en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “En gestión” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Aviso de privacidad

SOLUTIONS XBRL SAS informa a los titulares de información que el Aviso de Privacidad y la presente Política pueden ser consultados en la página web www.solutionsxbrl.com/datos-personales/.

Vigencia

La Política de Tratamiento de Información de SOLUTIONS XBRL SAS rige a partir del 19 de septiembre de 2017 y estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de SOLUTIONS XBRL SAS. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan dichas finalidades y por el tiempo que exijan las normas aplicables.

Esta versión 2 de la Política fue actualizada el 14 de noviembre de 2026. Cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares a través del sitio web www.solutionsxbrl.com.

Política de tratamiento de datos personales